Öffentliches Auftragswesen

Elektronische Vergabeverfahren für Liefer- und Dienstleistungen bayerischer Behörden werden über die folgende Plattform durchgeführt:

www.auftraege.bayern.de

Das Informationssystem für die Europäische öffentliche Auftragsvergabe SIMAP verschafft Zugang zu den wichtigsten Informationen über die öffentliche Auftragsvergabe in Europa und stellt die Standardformulare für die elektronische Veröffentlichung von Aufträgen ab Erreichen der EU-Schwellenwerte im Amtsblatt der EU zur Verfügung.

Das Common Procurement Vocabulary (CPV) dient der einheitlichen Beschreibung des Gegenstandes öffentlicher Aufträge, die den EU-Schwellenwert erreichen.

Verordnung (EG) Nr. 213/2008 vom 28. November 2007

Zur Unterstützung einer nachhaltigen Beschaffung wurde bei dem Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern eine „Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung“ eingerichtet, die über die Möglichkeiten der Berücksichtigung sozialer und umweltbezogener Kriterien im Rahmen von Beschaffungen informiert. Eine zu diesem Zweck eingerichtete webbasierte Informationsplattform, die auch eine eigene bayerische Länderseite mit konkreten Kontaktstellen in Bayern umfasst, bietet Handlungshilfen für eine wirkungsvolle Einbeziehung von Aspekten der Nachhaltigkeit in die Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen der öffentlichen Hand.

Der Kompass Nachhaltigkeit bietet umfangreiche Informationen zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung und praktische Hilfestellung bei der Suche nach geeigneten Gütezeichen, Formulierungshilfen für Ausschreibungen und Anbieter zertifizierter Produkte.

Der Leitfaden der Bundesregierung für eine nachhaltige Textilbeschaffung der Bundesverwaltung definiert klare soziale und ökologische Nachhaltigkeitskriterien entlang der gesamten Textil-Lieferkette.

Zwei weitere Leitfäden, der Leitfaden zur umweltfreundlichen Beschaffung von Bettwaren und Bettwäsche sowie der Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung von Bekleidungstextilien und Wäsche ergänzen und konkretisieren den Leitfaden der Bundesregierung für eine nachhaltige Textilbeschaffung der Bundesverwaltung.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bietet einen Überblick über die vielen Möglichkeiten für öffentliche Auftraggeber, nachhaltige Aspekte im Vergabeverfahren zu berücksichtigen. Damit können Leistungen beschafft werden, die umweltbezogene, soziale und innovative Belange in besonderer Weise berücksichtigen.

Folgende wesentliche Änderungen der Verwaltungsvorschrift zum öffentlichen Auftragswesen (VVöA) gelten für staatliche Auftraggeber:

Die Staatsregierung hat am 6. September 2022 im Hinblick auf die nachhaltigen Auswirkungen der Corona-Pandemie und der Ukraine-Krise auf die Wirtschaft im Freistaat Bayern und in der Bundesrepublik Deutschland eine Erweiterung der vergaberechtlichen Erleichterungen bis zum 31. Dezember 2023 beschlossen. Aufgrund des Beschlusses der Staatsregierung sind zum 17. September 2022 folgende Änderungen in Nr. 1.9 der VVöA in Kraft getreten:

• Im ersten Spiegelstrich der Nr. 1.9 werden die bisherigen thematischen Beschränkungen auf in der Coronakrise begründete Beschaffungen und auf in der Ukraine-Krise begründete Beschaffungen aufgehoben. Zudem wird die Möglichkeit des Direktauftrags bis 25.000 Euro auf Bauleistungen erweitert. Die Geltungsdauer wird bis zum 31. Dezember 2023 verlängert. 
• Im zweiten Spiegelstrich der Nr. 1.9 werden ebenfalls die bisherigen thematischen Beschränkungen auf in der Coronakrise begründete Beschaffungen und auf in der Ukraine-Krise begründete Beschaffungen aufgehoben. Die Geltungsdauer wird ebenfalls bis zum 31. Dezember 2023 verlängert. 

Es wird darauf hingewiesen, dass unabhängig von den neuen Wertgrenzen bei binnenmarktrelevanten Aufträgen die sich aus dem europäischen Primärrecht abgeleiteten Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung zu beachten sind. Hieraus kann sich im Einzelfall die Pflicht zur Veröffentlichung einer vorherigen Bekanntmachung ergeben. Hinweise zu Voraussetzungen und Rechtsfolgen finden sich in der entsprechenden Mitteilung der Kommission (Az. 2006/C 179/02).

Hier finden Sie die konsolidierte Fassung der VVöA.

Aufgrund der Corona-Pandemie müssen Leistungen zur Aufrechterhaltung der Gesundheitsversordnung und der Arbeitsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung häufig innerhalb extrem kurzer Fristen beschafft werden. Mit dem nachfolgenden Rundschreiben stellt das BMWi noch einmal die im Vergaberecht gebotenen Möglichkeiten umfassend dar und weist auch auf die Möglichkeit von Dringlichkeitsvergaben hin.
Das Rundschreiben richtet sich an alle Beschafferinnen und Beschaffer in Bund, Ländern und Kommunen.

Rundschreiben des BMWi vom 19. März 2020

In den bayerischen Richtlinien über die Berücksichtigung von Umweltgesichtspunkten bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Umweltrichtlinien Öffentliches Auftragswesen – öAUmwR, zuletzt geändert durch Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung vom 28. April 2009) wird die Pflicht der Vergabestelle festgelegt, bei umweltbedeutsamen öffentlichen Aufträgen zur Beschaffung von Gütern, über Dienstleistungen sowie über Bauleistungen zu ermitteln, welche umweltfreundlichen und energieeffizienten Lösungen angeboten werden. Dabei hat die Vergabestelle auch auf die im Bayerischen Abfallwirtschaftsgesetz enthaltene Verpflichtung zu achten, möglichst Erzeugnisse zu berücksichtigen, die sich durch Langlebigkeit, Reparaturfreundlichkeit und Wiederverwendbarkeit oder Verwertbarkeit auszeichnen und im Vergleich zu anderen Erzeugnissen zu weniger oder zu entsorgungsfreundlicheren Abfällen führen.

In der Leistungsbeschreibung sind zudem Gesichtspunkte des Umweltschutzes einschließlich des Energieverbrauchs in der Nutzungsphase sowie der Abfallvermeidung und Abfallverwertung (umweltfreundliche, langlebige, reparaturfreundliche, wiederverwendbare oder verwertbare, im Vergleich zu anderen Erzeugnissen zu weniger oder zu entsorgungsfreundlicheren Abfällen führende und aus Reststoffen oder Abfällen hergestellte Güter und Baustoffe) vorzugeben, soweit dies wirtschaftlich vertretbar ist. Die Umweltrichtlinien legen zudem fest, dass zur angemessenen Beachtung von Umweltschutz- und insbesondere Energieeffizienzaspekten in der Leistungsbeschreibung z.B. die Anforderungskriterien der europäischen Energieverbrauchskennzeichnung oder freiwilliger Kennzeichnungsprogramme wie Blauer Engel, Europäisches Umweltzeichen, Energy Star oder andere gleichwertige Energieverbrauchs- und Umweltzeichen als Referenz herangezogen werden können.

Bei der Suche nach geeigneten Gütezeichen bietet der Kompass Nachhaltigkeit praktische Hilfestellungen.

Die Umweltrichtlinien gelten sowohl für staatliche als auch kommunale Auftraggeber in Bayern.

Der Leitfaden des Bayerischen Staatsministeriums für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie „Das wirtschaftlichste Angebot“ , Stand Juli 2019, gibt Hinweise zur richtigen Gestaltung und Wertung im Vergabeverfahren. In dem Leitfaden werden konkrete Beispiele für soziale und umweltbezogene Anforderungen an die Leistung aufgeführt, zum Beispiel:

• Anforderung an die Energieeffizienzklasse bei technischen Geräten
• Vorgaben für Energieverbrauch und Umweltauswirkungen bei der Beschaffung von Straßenfahrzeugen
• Verwendung von Strom aus erneuerbaren Energiequellen („Ökostrom“)
• Verwendung von Holzprodukten, die nachweislich aus legaler, nachhaltiger Waldbewirtschaftung stammen
• Verwendung von Lebensmitteln aus ökologischem Landbau
• Verwendung von Recyclingpapier
• Vorgabe, dass ein Produkt bestimmte Inhaltsstoffe (zum Beispiel Chemikalien) nicht enthält

Daneben kann der öffentliche Auftraggeber auch nachhaltige Zuschlagskriterien berücksichtigen, soweit die entsprechenden Kriterien den erforderlichen Bezug zum Auftragsgegenstand aufweisen, wie zum Beispiel:

• Energieverbrauch
• Beschaffung von Produkten aus fairem Handel
• Verzicht auf Plastikverpackungen

Weitere Beispiele für umweltbezogene Zuschlagskriterien finden sich im Leitfaden des Bayerischen Landesamts für Umwelt „Umwelt- und Klimaschutz in Behörden“.

Im Rahmen des Maßnahmenpaketes „Klimaschutzoffensive“ der Staatsregierung wurde ein umfassend aktualisierter Leitfaden „Umwelt- und Klimaschutz in Behörden“, Stand Januar 2021, durch das Bayerische Landesamt für Umwelt veröffentlicht. Darin wurden die neuesten fachlichen und rechtlichen Aspekte einer umweltverträglichen Beschaffung aufgenommen.

Der Leitfaden dient als praktische Hilfe für umweltorientiertes Handeln in Behörden. Das Beschaffungs-, Bau- und Förderwesen der öffentlichen Hand ist danach an den Kriterien für Klimaschutz, Ökologie, Soziales und Nachhaltigkeit auszurichten. Zielgruppe des Leitfadens sind alle staatlichen Stellen, Gemeinden, Landkreise, Bezirke und sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts in Bayern sowie Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung. Mit dem Leitfaden und dessen Aktualisierung wird ein weiterer staatlicher Beitrag zur Umsetzung des Nachhaltigkeitsprinzips in der öffentlichen Verwaltung Bayerns geleistet.

Der Freistaat Bayern hat im Rahmen von Beschaffungen darauf zu achten, dass bei der Herstellung bzw. Bearbeitung der zu beschaffenden Produkte weder gegen die nationalen Jugendarbeitsschutzgesetze verstoßen wird noch gegen Normen, die außerhalb des Geltungsbereichs des Grundgesetzes zur Umsetzung des IAO-Übereinkommens Nr. 182 erlassen wurden oder die sonst dem Schutz vor ausbeuterischer Kinderarbeit dienen. Es gilt die Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung vom 29. April 2008 zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit.

Die Europäische Kommission hat Kriterien für eine umweltfreundliche Beschaffung der öffentlichen Hand für unterschiedliche Produktgruppen entwickelt wie zum Beispiel:

• EU-Kriterien für die umweltorientierte Vergabe öffentlicher Aufträge für Möbel
• EU-Kriterien für die umweltorientierte öffentliche Beschaffung im Bereich Lebensmittel, Verpflegungsdienstleistungen und Verkaufsautomaten
• EU-Kriterien für die umweltorientierte öffentliche Beschaffung von Textilerzeugnissen und textilen Dienstleistungen
• EU-Kriterien für die umweltorientierte öffentliche Beschaffung von Strom

Neuartige Produkte, Lösungen und Prozesse stellen nicht nur für innovationsorientierte Start-ups eine Chance dar, sondern auch für öffentliche Auftraggeber. Als Auftraggeber sollte man sich also, nachdem der Bedarf ermittelt ist, einen Überblick über den Stand der Technik verschaffen:

• Gibt es neben bewährten Standardlösungen innovative Lösungen oder können solche durch Anpassung oder Kombination bestehender Lösungen erreicht werden?
• Kann der Markt rechtzeitig eine passende innovative Lösung entwickeln?

Weitere Informationen finden sich beispielsweise auf der Website des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung.

Nachhaltigkeitsziele wie Ressourcenschonung und Energieeffizienz können mit innovativen Lösungen oft am besten erreicht werden. So kann es beispielsweise nachhaltiger und sogar günstiger sein, eine gemeinsame Plattform zum Management einer Fahrzeugflotte auszuschreiben statt neue Fahrzeuge anzuschaffen. Solche Aufträge können gerade für innovationsorientierte Start-ups interessant sein.

Nachhaltigkeitskriterien können auf vielfältige Weise in der Ausschreibung berücksichtigt werden (insbesondere im Rahmen der Leistungsbeschreibung oder bei Eignungs- und Zuschlagskriterien).

Weitere Informationen finden sich beispielsweise auf der Website der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB).

Wird die Leistung in Form einer Beschreibung der zu lösenden Aufgabe beschrieben oder werden zumindest Nebenangebote zugelassen, können Bieter neben altbewährten Lösungen auch neuartige Lösungen vorschlagen. Dies begünstigt die Beteiligung von Start-ups und bietet zugleich Auftraggebern die Chance, im Hinblick auf Kosten, Flexibilität und Qualität bessere Ergebnisse zu erzielen.

Auftraggebern, die sich von den vermeintlichen Unsicherheiten, die mit der Erstellung einer funktionellen Ausschreibung einhergehen, abschrecken lassen oder diese als zu aufwändig empfinden, kann eine entsprechende Beratung und Unterstützung bei der Erstellung der Vergabeunterlagen helfen.

Ansprechpartner finden sie etwa im Auftragsberatungszentrum Bayern (ABZ), in den VOB-Stellen bei den Regierungen sowie in der Zentralen Vergabestelle ihrer Behörde, sofern eine solche eingerichtet ist.

Bei der Markterkundung kann darüber hinaus beispielsweise schon eine Recherche auf den oben genannten Websites zur innovativen Beschaffung helfen.

Die Aufteilung von Aufträgen in einzelne „Fachlose“ und „Teillose“ ermöglicht es auch Bietern mit geringeren operativen Kapazitäten, zum Zug zu kommen. Auch kann dadurch die Bindung an eine bestimmte Technik reduziert werden. Insbesondere innovationsorientierte Start-ups können hiervon profitieren.

Die Pflicht zur Losaufteilung ist im Oberschwellen- sowie Unterschwellenbereich auch gesetzlich geregelt.

Für Start-ups ist es riskant, besonders große Aufträge anzunehmen, mit denen eine langfristige vertragliche Bindung einhergeht. Dies gilt insbesondere für die Anfangsphase, in der noch unklar ist, wie sich das Unternehmen entwickeln wird. Es kommt ihnen daher entgegen, wenn Auftraggeber die Risiken für ihre Vertragspartner dadurch reduzieren, dass sie besonders großen Vorhaben in geeigneten Fällen kleinere „Pilotprojekte“ vorschalten.

Praktisch umsetzbar ist dies nicht nur im Rahmen von Verfahrensarten wie der Innovationspartnerschaft, sondern beispielsweise auch durch die vertragliche Einräumung von Optionen.

Start-ups fehlt oft noch die Erfahrung, auf welchem Wege sie öffentlichen Auftraggebern ihre Leistungen anbieten können.

Öffentliche Auftraggeber können Start-ups gezielt über Ausschreibungen informieren und sie so zur Teilnahme ermuntern. Bei Verhandlungsvergaben kann der öffentliche Auftraggeber Start-ups sogar gezielt zur Angebotsabgabe auffordern – ohne natürlich andere Unternehmensformen zu benachteiligen.

Start-ups sind naturgemäß oft noch nicht in der Lage, die Umsätze mehrerer Jahre nachzuweisen. Auch verfügen diese häufig noch nicht über Referenzen von Projekten, die bereits im öffentlichen Sektor durchgeführt wurden. Dennoch verfügen Start-ups möglicherweise ebenso über die für den Auftrag erforderlichen Kapazitäten und können sogar bessere und wirtschaftlichere Lösungen anbieten. Der Auftraggeber sollte daher darauf achten, dass er keine überzogenen Eignungskriterien festlegt, indem er etwa den Nachweis hoher Umsätze oder eine überhöhte Mindestanzahl an Projektreferenzen fordert.

Gesetzliche Regelungen finden sich etwa in § 45 Absatz 2 und Absatz 4 Nr. 4 VgVbzw. § 6a Nr. 2 c) EUVOB/A. Demnach darf ein geforderter Mindestumsatz das Zweifache des Auftragswertes nicht überschreiten. Eine Erklärung des Unternehmens über seinen Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren darf der Auftraggeber nur verlangen, sofern entsprechende Angaben bei dem Unternehmen verfügbar sind. Auch überzogene Anforderungen an die Personalstärke oder Qualifikation des Personals sind vor dem Hintergrund der Regelung in § 122 Absatz 4 GWB, § 33 Absatz 1 Satz 2 UVgO unzulässig.

Start-ups scheuen häufig den bürokratischen Aufwand eines Vergabeverfahrens und nehmen deshalb nicht daran teil.

Der Auftraggeber sollte im Hinblick darauf genau prüfen, welche Unterlagen und Erklärungen wirklich benötigt werden und ob nicht auf bestimmte Unterlagen verzichtet werden kann. Die Unterlagen selbst sollten möglichst einfach und unbürokratisch formuliert sein.

Start-ups arbeiten häufig digital, um so möglichst flexibel auf die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt reagieren zu können. Die Arbeit mit schriftlichen Unterlagen stellt daher für sie oft ein Hindernis dar.

Es dient der Reduzierung des Aufwands und dem schnelleren Auffinden von Ausschreibungen, Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen bei öffentlichen Ausschreibungen grundsätzlich elektronisch zu veröffentlichen und auch die Angebotsabgabe elektronisch zuzulassen. Soweit rechtlich zulässig, sollten auch Angebote per Email eingereicht werden können.

Das Vergaberecht bietet öffentlichen Auftraggebern zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten. Häufig werden diese von den Beschaffern jedoch nicht genutzt, weil sie sich nicht gut genug auskennen und auf Nummer Sicher gehen wollen.

Die vermeintlich mit der Nutzung der bestehenden Möglichkeiten einhergehenden rechtlichen Risiken sind in der Regel geringer als befürchtet. Wer mit dem nötigen Fachwissen ausgestattet ist, kann auch neue, im ersten Schritt aufwendigere Vergabeverfahren rechtssicher durchführen. Nutzen Sie die Fortbildungsangebote Ihrer Behörde beziehungsweise Weiterbildungsangebote beispielsweise des Auftragsberatungszentrums Bayern, der Bayerischen Akademie für Verwaltungsmanagement, der Bayerischen Verwaltungsschule etc. Ansprechstellen sind außerdem die VOB-Stellen bei den Regierungen.